אירוע חברה וגיבוש צוות: איך מתכננים יום שהעובדים באמת ייהנו ממנו
ימי גיבוש ואירועי חברה יכולים לחזק צוותים או להפוך לחובה מעייפת. כך מתכננים אירוע עם מטרה ברורה, תוכן מגוון ואווירה שכולם ירצו לחזור אליה.
כמעט כל ארגון בישראל מקיים לפחות פעם בשנה אירוע לעובדים: הרמת כוסית לחג, יום גיבוש, נופש חברה או ערב הוקרה. בעולם שבו חלק גדול מהעבודה מתבצע מהבית ומול מסכים, האירועים האלה קיבלו משמעות חדשה. הם הזדמנות לפגוש קולגות פנים אל פנים, להכיר אנשים ממחלקות אחרות ולחזק את תחושת השייכות. אבל לא כל אירוע מצליח בכך. ההבדל בין יום שמדברים עליו חודשים לבין יום שסופרים בו את השעות עד הסוף טמון בתכנון.
להתחיל מהמטרה
לפני שבוחרים מקום או פעילות, כדאי לשאול מה רוצים להשיג. האם המטרה היא להוקיר את העובדים על שנה מאתגרת, לחבר בין צוותים שעובדים יחד אבל לא מכירים, לקלוט עובדים חדשים, או לחגוג הצלחה משותפת? לכל מטרה מתאים פורמט אחר.
אירוע הוקרה ידגיש פינוק, אוכל טוב ואווירה חגיגית. יום גיבוש לחיבור בין צוותים ידגיש פעילויות משותפות שמחייבות שיתוף פעולה. כנס עם תוכן מקצועי ישלב הרצאות וסדנאות. ברגע שהמטרה ברורה, קל הרבה יותר לבחור את כל השאר.
להכיר את הקהל
צוות של מפתחים צעירים, צוות מכירות תחרותי ומחלקת כספים ותיקה הם קהלים שונים מאוד. פעילות אתגרית בשטח שמלהיבה חלק מהעובדים עלולה להרתיע אחרים. כדאי לשאול את העובדים מראש מה הם אוהבים, דרך סקר קצר ואנונימי, ולתת משקל לתשובות.
חשבו גם על מגבלות: עובדים עם מגבלות פיזיות, הורים לילדים קטנים שלא יכולים לחזור מאוחר, עובדים שומרי כשרות או שבת, וצמחונים וטבעונים. אירוע מכיל הוא כזה שכל עובד יכול להשתתף בו בנוחות.
סוגי פעילויות פופולריים
המגוון בישראל רחב מאוד. בין הפעילויות הנפוצות:
- סדנאות בישול משותפות שבהן הצוות מכין ארוחה יחד
- משחקי בריחה ומשימות צוות בעיר או בטבע
- סיורים מודרכים, טיולי ג׳יפים או רכיבה על אופניים
- פעילויות התנדבות משותפות למען הקהילה
- סדנאות יצירה, מוזיקה או תיפוף
- הרצאה מעוררת השראה בשילוב ארוחה טובה
- נופש של יום או יומיים במלון עם תוכן ופנאי
הפעילויות הטובות ביותר הן אלה שמשלבות חוויה משותפת עם זמן פנוי לשיחה. לוח זמנים צפוף מדי לא משאיר מקום להכיר אחד את השני, וזה בסופו של דבר העיקר.
תקציב ולוח זמנים
הגדירו תקציב לעובד, שיכלול את כל הרכיבים: מקום, הסעות, אוכל, פעילות, הפקה ומתנות. בקשו הצעות מחיר מכמה חברות הפקה או ספקים ישירים, והשוו מה כלול בכל הצעה. חברות הפקה גובות דמי ניהול, אבל חוסכות זמן רב ומביאות ניסיון.
תכננו מוקדם. בתקופות שלפני החגים ובסוף השנה הביקוש למקומות ולספקים גבוה במיוחד. כחודשיים עד שלושה מראש הוא זמן סביר לאירוע של יום, ויותר מזה לנופש או לאירוע גדול.
לוגיסטיקה שעושה את ההבדל
הסעות מאורגנות מכמה נקודות יוצאות מאפשרות לכולם להגיע יחד ולחסוך את הנהיגה, במיוחד באירועי ערב שבהם מוגש אלכוהול. ודאו שיש מספיק מים, צל ומקומות ישיבה בפעילויות בחוץ, ושיש פתרון למזג אוויר לא צפוי.
שלחו לעובדים מבעוד מועד את כל המידע הנחוץ: שעות, מקום, מה ללבוש, מה להביא ואם יש פעילות ספורטיבית. מסמך אחד מסודר מונע עשרות שאלות.
תוכן ולא רק בילוי
אירוע חברה טוב יכול לשלב גם רגע של תוכן: דברי פתיחה קצרים של ההנהלה, הוקרה לעובדים מצטיינים או סיכום של הישגי השנה. היזהרו רק לא להפוך את האירוע לישיבת עבודה. נאומים ארוכים ומצגות עמוסות יגרמו לעובדים להרגיש שזה עוד יום במשרד.
הוקרה אישית ואמיתית, אפילו קצרה, יכולה להיות הרגע המרגש ביותר בערב. עובדים זוכרים את המילים הטובות שנאמרו עליהם בפני כולם.
לשתף את העובדים בתכנון
ועדת אירועים שכוללת נציגים ממחלקות שונות יכולה להביא רעיונות מגוונים ולייצר מחויבות. עובדים שהשתתפו בתכנון ירגישו בעלות ויעודדו את חבריהם להגיע. זה גם מקל על מחלקת משאבי האנוש ומפזר את העומס.
אחרי האירוע
שלחו לעובדים תמונות מהיום וסקר קצר לקבלת משוב: מה אהבו, מה פחות, ומה היו רוצים בפעם הבאה. המשוב הזה הוא כלי חשוב לתכנון האירוע הבא, והוא גם מראה לעובדים שדעתם חשובה.
אירועים לצוותים מבוזרים
בארגונים שבהם חלק מהעובדים עובדים מהבית או מסניפים שונים ברחבי הארץ, תכנון האירוע דורש מחשבה נוספת. כדאי לבחור מיקום מרכזי ונגיש, לארגן הסעות מכמה אזורים ולקבוע את האירוע ביום שבו רוב העובדים יכולים להגיע. עבור עובדים בחו״ל או כאלה שלא יכולים להגיע, אפשר לשלב חלק מקוון, למשל שידור של דברי הפתיחה וההוקרה, או לשלוח להם ערכת פינוק לבית באותו יום.
בצוותים שבהם העובדים כמעט לא נפגשים פיזית, האירוע הוא הזדמנות נדירה לבנות אמון. לכן כדאי להקדיש זמן מכוון להיכרות: משחקי שבירת קרח קלילים, שולחנות מעורבים בארוחה, או פעילות בקבוצות קטנות שמערבבות בין מחלקות. הרבה פעמים הקשרים שנוצרים ביום כזה הם אלה שמשפרים את שיתוף הפעולה בעבודה היומיומית בחודשים שאחריו.
אל תשכחו גם את העובדים החדשים, שעבורם האירוע הוא לעיתים המפגש הראשון עם רוב הארגון. מינוי חבר ותיק שילווה אותם במהלך היום יעזור להם להרגיש חלק מהצוות.
לסיכום, אירוע חברה מוצלח מתחיל במטרה ברורה ובהיכרות עם העובדים. בחרו פעילות מכילה ומגוונת, תכננו לוגיסטיקה מסודרת, השאירו זמן לשיחה ולחיבור, והקפידו על הוקרה אמיתית. כך האירוע יהפוך מחובה שנתית לחוויה שמחזקת את הצוות לאורך כל השנה.
